Secrétariat des assemblées • 1994-2002 Voir dans l'inventaire Ajout à votre panier

Présentation du contenu

Le présent versement est constitué de documents versés par le secrétariat des assemblées, en charge de l'organisation et du fonctionnement des instances de délibération et de consultation de la collectivité. Ces documents sont le reflet de l'action municipale menée dans tous les domaines de la vie de la cité.

Dès sa création, le service Secrétariat a la charge de la tenue des registres des délibérations du conseil municipal et des arrêtés, ainsi que de nombreuses autres missions. A partir des années 1970, ce service se spécialise et prend le nom de Secrétariat du conseil municipal et devient à la fin des années 1980, le Secrétariat des assemblées. En tant que service support, il est rattaché à des directions d'administration générale ou de directions fonctionnelles.

La commune est administrée par un corps municipal composé du conseil municipal, du maire et de ses adjoints. Le conseil municipal est élu au suffrage universel direct et élit, parmi ses membres, le maire et ses adjoints. Le conseil municipal tient séance, au moins une fois par trimestre, pour régler par délibérations les affaires de la commune. Il instaure et organise des instances consultatives, pour préparer ses travaux ou recueillir l'avis de personnes concernées ou compétentes.

Le maire préside le conseil municipal, il en organise les travaux et exécute les délibérations qui y sont prisent. Dans un souci d'efficacité, l'assemblée délibérante lui délègue une partie de ses attributions. Le maire prend alors des décisions, dans les domaines de compétences définis par l'article L 2122-22 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). En tant que représentant de l'exécutif, il dispose également de pouvoirs propres qu'il exerce par la prise d'arrêtés dans les domaines suivants : administration de la commune (notamment en matière de gestion du personnel), police, urbanisme (permis de construire).

Les actes administratifs (délibérations, décisions et arrêtés) doivent être compilés en registre papier, pour participer aux obligations de publicité et de contrôle de légalité. L'article R. 2121-9 du CGCT autorise la tenue des registres des délibérations sur support numérique à titre complémentaire. Mais, seule la version papier a valeur d'original.

Le maire et le conseil municipal sont assistés par des instances consultatives : les commissions municipales, les commissions de quartier, la commission consultative des services publics locaux (CCSPL). Ces deux dernières instances de concertation, portées par la loi du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité, ont pour but de favoriser la participation des habitants à la vie locale et d'associer les usagers aux décisions de la municipalité.

Les délibérations sont les actes administratifs importants dans la gestion de la vie de la cité. En effet, l'article L 2121-29 du CGCT offre au conseil municipal une compétence générale de droit commun pour régler par ses délibérations les affaires de la commune. Lors de séances convoquées par le maire qui en fixe l'ordre du jour et dirige les débats, le conseil municipal vote les délibérations préparées par les commissions municipales. Elles doivent ensuite être transmises à la préfecture et le compte rendu de la séance affiché en mairie. Les procès verbaux doivent rester à la disposition du public. Il doit également être tenu un registre des délibérations, consultable par les administrés. Les dossiers de séances du conseil municipal sont classés chronologiquement. Pour chacune d'entre-elles sont conservée, sauf lacunes : les ordres du jour, les procès-verbaux de séance ainsi que les extraits de délibérations votées avec leurs pièces annexes présentées selon l'ordre du jour. Les procès-verbaux et les pièces annexes sont une source riche d'information, notamment sur le contexte historique des délibérations et des choix politiques du corps municipal.

Les décisions et les arrêtés du Maire sont des actes administratifs qui réglementent et organisent la vie de la commune et le service public local. Le maire prend ces actes soit en vertu de ses pouvoirs propres (arrêtés) soit sur délégation de compétences du conseil municipal (décisions).

Les décisions sont soumises à l'obligation de transmission au Préfet. Le maire doit rendre compte par une liste présentée en début de conseil municipal de toutes les décisions prises entre deux réunions du conseil. Les dossiers des décisions sont classés par numéro d'ordre de manière chronologique. Ceux-ci sont composés d'un exemplaire de la décision signée accompagnée de ses pièces annexes.

Les arrêtés doivent être soumis à publicité pour être exécutoires (art. L 2131-1s du CGCT). Cette publicité varie selon la portée de l'acte : ceux ayant une valeur règlementaire sont affichés ou publiés, les arrêtés individuels sont notifiés aux intéressés.

Décisions et arrêtés doivent être réunis en registre.

Depuis le XIXe siècle les actes administratifs des communes doivent être reliés sous forme de registre. La tenue de ces registres fait l'objet d'une réglementation de plus en plus contraignante et doit répondre à des règles précises de fond et de forme : feuillets cotés, paraphés par le maire, numérotés, mention du nom de la commune, mention de la date de la séance du conseil municipal pour les délibérations et mention de la nature de l'acte pour les arrêtés.

Les arrêtés du maire sont ordonnancés de manière numérique au fur et mesure de leur production au sein du registre. Le sommaire thématique de chaque volume permet la recherche par domaine de compétence du maire.

Ce répertoire numérique forme à la fois un jalon de référence pour le gouvernement de la cité et une introduction à la recherche historique.

Dans le souci de rétablir une cohérence chronologique entre les différents versements contemporains du secrétariat des assemblées :

- les commissions municipales de l'année 1999, issues de ce présent versement, ont été extraites et intégrées à la sous série 379 W ;

- les commissions municipales de l'année 2000, cotées initialement 379 W 70 ; 73 ; 81 et 85, ont été extraites et ventilées dans le présent versement ;

- les dossiers de séances et délibérations des années 1994 à 1996, ainsi que les décisions du maire de 1995 à 1999, issues de la sous-série 98 W, ont été extraits et intégrés dans le présent versement.

Ce travail de classement débuté par Tiphaine Nougué, François Auger et Patrice Ritter en 2012, à été repris et terminé par Constance Josien, en contrat unique d'insertion (CUI), sur une durée de trois mois (décembre 2016 à février 2017).

Description physique

Nombre d'éléments

200 articles

Métrage linéaire

13,69

Dépôt

Archives municipales de Nancy

Origine

Ville de Nancy. Direction générale. Secrétariat du secrétaire général et du conseil municipal

Historique de la conservation

Versement du 4 février 2005 (73 articles, 8,65 ml). Versement touché (articles 7-14 ; 64-73) par les inondations du 21 mai 2012 et traité par congélation et lyophilisation ; Suite à l'apparition de moisissures, un traitement complémentaire à l'oxyde d'éthylène (art. 64-73) a été réalisé en avril 2013 ; Versement classé de décembre 2016 à février 2017.

Informations sur les modalités d'entrée

Versement

Statut juridique

Archives publiques

Communicabilité

Librement communicable

Sources complémentaires

Sources internes

- Série BB, Administration communale.

- Série D, Administration générale de la commune.

- Sous-série 1 K, Elections.

- Série W, Versements du secrétariat des assemblées et du cabinet du maire.

Sources externes

Archives départementales de Meurthe-et-Moselle :

- Sous-série 4 K, Arrêtés préfectoraux (An VIII-1903).

- Sous-série 5 K, Conseil de préfecture, puis tribunal administratif (An VIII-1940).

- Série M, Administration générale et économie du département (1800-1940).

Bibliographie

- BARRAL, P., L'esprit lorrain. Cet accent singulier du patriotisme français, Nancy, 1989.

- ROTH, F., La vie politique en Lorraine au XXe siècle, Nancy, 1985.

- TAVENEAUX, R., (dir.), Histoire de Nancy, Toulouse, 1978.

Rédacteur de la description

Tiphaine Nougué

Date de création de la description

vendredi 23 décembre 2016

Date de dernière modification de la description

vendredi 4 août 2017

Descripteurs

Cotes extrêmes

521 W 1-200