Secrétariat des assemblées

par Germain Dufay, Constance Josien, Christelle Monville, Marie Penlaë ; sous la direction de Pascale Étiennette, conservateur en chef du patrimoine

Présentation

Cotes extrêmes

98 W 7-64 ; 215 W 1-37 ; 271 W 1-302 ; 275 W 1-10 ; 312 W 1-51 ; 379 W 1-97 ; 521 W 1-200 ; 576 W 1-114 ; 656 W 1-97 ; 708 W 1-75 ; 756 W 1-86 ; 803 W 1-46 ; 830 W 1-383 ; 960 W 1-4 ; 988 W 1-97

Intitulé de l'unité documentaire

Secrétariat des assemblées

Date de l'unité documentaire

1983-2019

Description physique

123,66 ml (1516 articles), 0,002044 Go (4 fichiers, 4 articles)

Type

Document d'archives

Nombre d'unités de niveau bas

1655

Métrage linéaire

123,66

Support

Papier et électronique

Organisme responsable de l'accès intellectuel

Archives municipales de Nancy

Langue des unités documentaires

Français

Origine

Nancy. Secrétariat des assemblées

Biographie ou histoire

Historique

La loi municipale du 14 décembre 1789 institue dans chaque commune une municipalité élue dirigée par un maire. Les premières élections pour la constitution de la municipalité de Nancy ont lieu les 23 et 24 février 1790 ; les notables sont élus le 20 mars suivant. A partir du Consulat (loi du 17 février 1800), le maire est nommé par l'État. Il est seul chargé de l'administration municipale ; les conseillers n'ont qu'un rôle consultatif. Sous la IIIe République, la loi du 5 avril 1884 relative à l'organisation municipale, réaffirme le principe de l'élection des maires par le conseil municipal et reconnaît l'autonomie communale. Néanmoins, les maires restent sous la tutelle préfectorale jusqu'à la loi du 2 mars 1982, dite de décentralisation, relative aux droits et libertés des collectivités territoriales. Celle-ci allège la tutelle administrative du préfet sur les collectivités. Ainsi, le préfet n'exerce plus un contrôle a priori et sur l'opportunité de leurs actes, mais a posteriori et uniquement sur la légalité des actes des collectivités.

Fonctions et activités

Le fonctionnement des assemblées des communes est défini par le Code général des collectivités territoriales (CGCT). La commune est administrée par un corps municipal élu au suffrage universel direct qui élit, parmi ses membres, le maire et ses adjoints. L'article L. 2121-29 du CGCT offre au conseil municipal une compétence générale de droit commun pour régler par ses délibérations les affaires de la commune. Le conseil instaure et organise des instances consultatives pour préparer ses travaux ou recueillir l'avis de personnes concernées ou compétentes.

Le maire préside le conseil municipal, il en organise les travaux et exécute les délibérations qui y sont prise. Dans un souci d'efficacité, l'assemblée délibérante lui délègue une partie de ses attributions. Le maire prend alors des décisions dans les domaines de compétences définis par l'article L. 2122-22 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). En tant que représentant de l'exécutif, il dispose également de pouvoirs propres qu'il exerce par arrêtés.

Le fonctionnement des instances de délibération et de consultation de la collectivité est assuré par le secrétariat de l'administration communale dénommé, à partir des années 1970, secrétariat du conseil municipal puis, à la fin des années 1980, secrétariat des assemblées.

Les fonctions exercées par le secrétariat des assemblées sont les suivantes :

1. Conseil municipal

Le secrétariat des assemblées prépare les séances du conseil municipal : préparation de l'ordre du jour, suivi des projets des délibérations et de leurs annexes, conception des dossiers remis aux conseillers municipaux, convocation des élus, rédaction des comptes rendus et des procès-verbaux de séance, transmission des délibérations au contrôle de légalité, affichage réglementaire. L'enregistrement audiophonique des séances est réalisé par l'Atelier sonorisation et sert à la transcription des débats au procès-verbal. Les dossiers de séance sont composés, sauf lacunes, d'un ordre du jour, d'un procès-verbal de séance et d'extraits de délibérations votées avec leurs pièces annexes. Les procès-verbaux des séances sont imprimés et forment une collection continue depuis 1865. Ces volumes disposent d'une table des matières annuelle permettant un accès aux délibérations par leur objet.

2. Actes administratifs

Le secrétariat des assemblées est chargé de l'enregistrement, de la transmission au contrôle de légalité, de la publicité et de la mise en reliure des délibérations du conseil municipal, des décisions et des arrêtés du maire. Les actes administratifs soumis au contrôle de légalité sont exécutoires lorsque le maire a procédé à leur transmission au préfet et à leur publicité.

2.1. Délibérations du conseil municipal

Depuis le XIXe siècle, les actes administratifs des communes doivent être reliés sous forme de registre. La tenue de ces registres doit répondre à des règles précises de fond et de forme : feuillets cotés, paraphés par le maire, numérotés, mention du nom de la commune, mention de la date de la séance du conseil municipal. Les registres présentent les délibérations de manière chronologique par séances ; aucune table ou sommaire n'y figure.

2.2. Arrêtés du maire

Les arrêtés sont soumis à publicité pour être exécutoires : ceux ayant valeur réglementaire sont affichés ou publiés ; les arrêtés individuels sont notifiés aux intéressés. Les arrêtés sont réunis en registre (plusieurs volumes par année) ; ils y sont ordonnés de manière numérique au fur et mesure de leur production. Le sommaire thématique de chaque volume permet une recherche par domaine de compétence du maire.

2.3. Décisions du maire

Le maire rend compte par une liste présentée en début de conseil municipal des décisions prises entre deux réunions du conseil. Les dossiers des décisions sont composés d'un exemplaire de la décision signée accompagnée de ses pièces annexes. Les décisions sont réunies en registre depuis 1977. Il n'existe pas de table annuelle ou répertoire.

2.4. Recueil des actes administratifs

La rédaction et la publicité d'un recueil des actes administratifs (RAA) sont obligatoires pour les communes de plus de 3 500 habitants. Mis en place à partir de 1995, le recueil contient les délibérations de l'assemblée et les arrêtés à caractère réglementaire. Le RAA s'inscrit dans la continuité du « Bulletin administratif de la ville de Nancy » (1878-1939).

3. Instances consultatives

Le conseil municipal est assisté par des instances consultatives : commissions municipales, conseils de quartier (obligatoire pour les communes de plus de 80 000 habitants), commission consultative des services publics locaux (CCSPL). Ces deux dernières instances de concertation, créées par la loi du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité, ont pour but de favoriser la participation des habitants à la vie locale et d'associer les usagers aux décisions de la municipalité. Le secrétariat des assemblées assure l'organisation et la préparation des commissions municipales. Les conseils de quartier ne sont pas gérés par le secrétariat des assemblées mais par un service municipal spécifique, le service Participation (1983-2002), ensuite dénommé Vie des territoires (2003-2009), puis Mission participation et écocitoyenneté (2010-2015), puis Instances de quartiers (2015-….).

3.1. Commissions municipales

Conformément aux dispositions de l'article L. 2121-22 du CGCT, le conseil municipal peut créer des commissions chargées d'étudier les questions soumises au conseil. Permanentes ou temporaires, composées d'élus municipaux, elles sont chargées d'étudier les délibérations qui pourraient être présentées en séance du conseil municipal et d'émettre des avis simples sur celles-ci.

3.2. Commissions consultatives

3.2.1. Commissions consultatives d'usagers des services publics

La loi de 1992 sur l'Administration territoriale de la République crée les commissions consultatives d'usagers des services publics compétentes pour les services publics exploités en régie ou en gestion déléguée. Par la suite, la ville de Nancy crée en 1994 une commission consultative relative au stationnement.

3.2.2. commission consultative des services publics locaux (CCSPL)

La loi du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité prévoit la création dans les communes de plus de 10 000 habitants d'une commission consultative des services publics locaux pour l'ensemble des services publics gérés en délégation de service public ou en régie. La ville de Nancy crée cette instance en 2008. Les membres, élus municipaux et de représentants d'associations locales, sont désignés par une délibération du conseil municipal. La commission est présidée par le maire. Elle est destinée à favoriser l'information et l'expression des citoyens. Elle examine tous les ans les bilans d'activité des délégataires et doit être consultée sur le principe de toute délégation de service public local, ainsi que sur tout projet de création de régie avant que le conseil municipal ne se prononce. La CCSPL a compétence pour l'ensemble des services publics qu'il s'agisse de services publics industriels et commerciaux ou de services publics administratifs. Les services publics nancéiens concernés sont les suivants : l'Opéra national de Lorraine, la salle Poirel, la restauration scolaire, les marchés de détails, le stationnement de surface et les parkings publics, les cimetières et la librairie du musée des Beaux-Arts.

3.2.3. Commission communale pour l'accessibilité des personnes handicapées

La loi du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées crée dans les communes de plus de 5 000 habitants une commission communale pour l'accessibilité des personnes handicapées composée de représentants de la commune, d'associations d'usagers et d'associations représentant les personnes handicapées. A Nancy, cette commission est créée par la délibération du conseil municipal du 26 juin 2006. En 2014, elle devient métropolitaine.

4. Élus

Selon les dispositions de l'article L2122-18 du CGCT, le maire est seul chargé de l'administration, mais il peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints.

Par ailleurs, les conseillers municipaux sont amenés à siéger au sein d'un certain nombre d'instances : comité technique, caisse des écoles, conseils d'administration des établissements sociaux et de santé (CCAS, EHPAD, etc.), établissements publics de coopération intercommunale, syndicats mixtes, commissions, conseils de quartiers, établissements scolaires, associations, etc.

Historique de la conservation

Lors du traitement des versements, certains groupes de documents ont été reclassés au sein des versements du Secrétariat des assemblées afin de reconstituer une continuité chronologique dans les différentes séries organiques.

Informations sur les modalités d'entrée

98 W. – Versement du 28 octobre 1994 (149 articles, 5 ml).

215 W. – Versement du 24 janvier 1997 (74 articles, 10 ml).

271 W. – Versement 8 avril 1998 (93 articles, 9 ml).

275 W. – Versement du 27 mai 1998 (34 articles, 7,50 ml).

312 W. – Versement du 1er avril 1999 (41 articles, 5 ml).

379 W. – Versement du 28 juin 2000 (106 articles, 7,50 ml).

521 W. – Versement du 4 février 2005 (73 articles, 8,65 ml).

576 W. – Versement du 2 mars 2007 (114 articles, 14,10 ml).

656 W. – Versement du 19 mars 2009 (96 articles, 9,00 ml).

708 W. – Versement du 21 septembre 2010 (67 articles, 10,45 ml).

756 W. – Versement du 13 octobre 2011 (69 articles, 7,15 ml).

803 W. – Versement du 9 juillet 2013 (32 articles, 5,00 ml).

830 W. – Versement du 16 juillet 2014 (231 articles, 30,80 ml).

960 W 1. – Versement du 20 juin 2018 (1 fichier, 0,00147 Go).

960 W 2. – Versement du 28 juillet 2018 (1 fichier, 0,000466 Go).

960 W 3-4. – Versement du 7 mars 2019 (2 fichiers, 0,000108 Go).

988 W. – Versement du 23 avril 2019 (97 articles, 1,50 ml).

Mode de classement

Le plan de classement est fondé sur les préconisations de l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales.

Statut juridique

Archives publiques

Communicabilité

Accès conformément à la réglementation en vigueur pour les archives publiques. Les arrêtés nominatifs peuvent comporter des informations concernant la vie privée des personnes.

Autre instrument de recherche

Répertoire numérique dactylogr., ? p.

Sources complémentaires

Sources internes

Fonds d'archives

- Série BB, Administration communale.

- Série D, Administration générale de la commune.

- Sous-série 1 K, Elections.

- Série W, Versements de l'atelier sonorisation et du cabinet du maire.

Bibliothèque

- 1 BA 109, Bulletin administratif de la Ville de Nancy (1878-1939).

Sources externes

Archives départementales de Meurthe-et-Moselle :

- Sous-série 4 K, Arrêtés préfectoraux (An VIII-1903).

- Sous-série 5 K, Conseil de préfecture, puis tribunal administratif (An VIII-1940).

- Série M, Administration générale et économie du département (1800-1940).

Bibliographie

DENIS, Paul, Les municipalités de Nancy (1790-1910), Nancy, 1910.

PFISTER, Christian, Histoire de Nancy, Nancy, 3 vol., 1902-1909.

ROTH, François, La vie politique en Lorraine au XXe siècle, Nancy, 1985.

TAVENEAUX, René, (sous la dir.), Histoire de Nancy, Toulouse, 1978.

Rédacteur de la description

Germain Dufay

Informations sur la description

Répertoire dressé conformément à l'ISAD(G). Indexation conforme aux normes AFNOR et au thésaurus des archives locales en vigueur.

Date de création de la description

vendredi 4 janvier 2019

Date de dernière modification de la description

lundi 16 septembre 2019

Descripteurs

Mot matière thésaurus : administration communale

Contenu

Informations bibliographiques

Informations de publication

Déclaration de titre

Titre : Secrétariat des assemblées
Auteur : par Germain Dufay, Constance Josien, Christelle Monville, Marie Penlaë ; sous la direction de Pascale Étiennette, conservateur en chef du patrimoine

Déclaration de publication

Éditeur : Archives départementales
Adresse :
Date : 2019

Profil

Création : Instrument de recherche produit au moyen du logiciel Arkhéïa Aide au classement de la société Anaphore sarl, version du 0 0 . Date de l'export : mercredi 16 octobre 2019 (15:37 h)
Langue : Instrument de recherche rédigé en français
Règles de description : Répertoire dressé conformément à l'ISAD(G). Indexation conforme aux normes AFNOR et au thésaurus W en vigueur.