379 W

par Constance Josien, supervisée par Tiphaine Nougué ; sous la direction de Daniel Peter, conservateur

Présentation

Cotes extrêmes

379 W 1-97

Intitulé de l'unité documentaire

Secrétariat des assemblées

Date de l'unité documentaire

1993-2000

Description physique

Type

Document d'archives

Nombre d'éléments

97 articles

Métrage linéaire

7,34

Dépôt

Archives municipales de Nancy

Origine

Ville de Nancy. Direction générale. Secrétariat du secrétaire général et du conseil municipal.

Biographie ou histoire

Le présent versement est constitué de documents versés par le secrétariat des assemblées, en charge de l'organisation et du fonctionnement des instances de délibération et de consultation de la collectivité. Ces documents sont le reflet de l'action municipale menée dans tous les domaines de la vie de la cité.

Dès sa création, le service Secrétariat a la charge de la tenue des registres des délibérations du conseil municipal et des arrêtés, ainsi que de nombreuses autres missions. A partir des années 1970, ce service se spécialise et prend le nom de Secrétariat du conseil municipal et devient à la fin des années 1980, le Secrétariat des assemblées. En tant que service support, il est rattaché à des directions d'administration générale ou de directions fonctionnelles.

La commune est administrée par un corps municipal composé du conseil municipal, du maire et de ses adjoints. Le conseil municipal est élu au suffrage universel direct et élit, parmi ses membres, le maire et ses adjoints. Le conseil municipal tient séance, au moins une fois par trimestre, pour régler par délibérations les affaires de la commune. Il instaure et organise des instances consultatives, pour préparer ses travaux ou recueillir l'avis de personnes concernées ou compétentes.

Le maire préside le conseil municipal, il en organise les travaux et exécute les délibérations qui y sont prisent. Dans un souci d'efficacité, l'assemblée délibérante lui délègue une partie de ses attributions. Le maire prend alors des décisions, dans les domaines de compétences définis par l'article L 2122-22 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). En tant que représentant de l'exécutif, il dispose également de pouvoirs propres qu'il exerce par la prise d'arrêtés dans les domaines suivants : administration de la commune (notamment en matière de gestion du personnel), police, urbanisme (permis de construire).

Historique de la conservation

Versement du 28 juin 2000 (106 articles, 7,50 ml dont 16 cotes vacantes) ; traité en juin 2008 ; révisé en juin 2011. Versement (articles 14-26) touché par les inondations du 21 mai 2012 et traité par congélation et lyophilisation. Suite à l'apparition de moisissures, un traitement complémentaire à l'oxyde d'éthylène (art. 23-26) a été réalisé en avril 2013 ; le versement a été révisé et recoté en octobre et novembre 2016.

Informations sur les modalités d'entrée

Versement

Présentation du contenu

Les actes administratifs (délibérations, décisions et arrêtés) doivent être compilés en registre papier, pour participer aux obligations de publicité et de contrôle de légalité. L'article R. 2121-9 du CGCT autorise la tenue des registres des délibérations sur support numérique à titre complémentaire. Mais, seule la version papier a valeur d'original.

Le maire et le conseil municipal sont assistés par des instances consultatives : les commissions municipales, les commissions de quartier, la commission consultative des services publics locaux (CCSPL). Ces deux dernières instances de concertation, portées par la loi du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité, ont pour but de favoriser la participation des habitants à la vie locale et d'associer les usagers aux décisions de la municipalité.

Les commissions municipales sont des commissions d'étude thématiques instaurées par le conseil municipal en vertu de l'article L 2121-22 du CGCT. Le règlement intérieur du conseil en fixe la durée ainsi que les règles de fonctionnement. Elles effectuent des travaux préparatoires et examinent en amont les questions soumises au conseil. Elles formulent des propositions, élabore les projets de délibération. Elles émettent des avis simples mais ne disposent d'aucun pouvoir propre, le conseil municipal étant la seule instance délibérative. Les dossiers de réunion des commissions municipales sont classés par type de commission et par date de séance. Ils sont composés d'un ordre du jour, de projets de délibération et d'un compte rendu.

Les délibérations sont les actes administratifs importants dans la gestion de la vie de la cité. En effet, l'article L 2121-29 du CGCT offre au conseil municipal une compétence générale de droit commun pour régler par ses délibérations les affaires de la commune. Lors de séances convoquées par le maire qui en fixe l'ordre du jour et dirige les débats, le conseil municipal vote les délibérations préparées par les commissions municipales. Elles doivent ensuite être transmises à la préfecture et le compte rendu de la séance affiché en mairie. Les procès verbaux doivent rester à la disposition du public. Il doit également être tenu un registre des délibérations, consultable par les administrés. Les dossiers de séances du conseil municipal sont classés chronologiquement. Pour chacune d'entre-elles sont conservée, sauf lacunes : les ordres du jour, les procès-verbaux de séance ainsi que les extraits de délibérations votées avec leurs pièces annexes présentées selon l'ordre du jour. Les procès-verbaux et les pièces annexes sont une source riche d'information, notamment sur le contexte historique des délibérations et des choix politiques du corps municipal.

Les décisions et les arrêtés du Maire sont des actes administratifs qui réglementent et organisent la vie de la commune et le service public local. Le maire prend ces actes soit en vertu de ses pouvoirs propres (arrêtés) soit sur délégation de compétences du conseil municipal (décisions). Les décisions sont soumises à l'obligation de transmission au Préfet. Le maire doit rendre compte par une liste présentée en début de conseil municipal de toutes les décisions prises entre deux réunions du conseil. Les dossiers des décisions sont classés par numéro d'ordre de manière chronologique. Ceux-ci sont composés d'un exemplaire de la décision signée accompagnée de ses pièces annexes. Les arrêtés doivent être soumis à publicité pour être exécutoires (art. L 2131-1s du CGCT). Cette publicité varie selon la portée de l'acte : ceux ayant une valeur règlementaire sont affichés ou publiés, les arrêtés individuels sont notifiés aux intéressés. Décisions et arrêtés doivent être réunis en registre.

Ce versement a fait l'objet d'un premier classement en juin 2008, qui s'est avéré peu satisfaisant. Il a donc été décidé de le reprendre en juin 2011. Cela a également permis rétablir la cohérence chronologique entre les séries : la sous-série 1 D qui s'achève en 1983 et les versements de la série contemporaine. L'article 379 W 1 relatif aux délibérations du conseil municipal a été extrait de ce versement et a été réintégré dans l'article 33 du versement 312 W du secrétariat des assemblées. Le versement, touché par les inondations en mai 2012, a fait l'objet d'un retraitement global par Constance Josien, en contrat unique d'insertion (CUI), sur une durée de deux mois (octobre-novembre 2016).

Dans un souci de rétablir une cohérence chronologique entre les différents versements contemporains du secrétariat des assemblées :

- les commissions municipales de 1997, issues de ce versement, ont été extraites et réintégrées dans le versement 275 W ;

- les commissions municipales de 2000, issues de ce versement, (art. 379 W 70, 379 W 73, 379 W 81 et une partie du 379 W 85) ont été extraites et ventilées dans le versement 521 W ;

- les commissions municipales de 1999, issues du 521 W, ont été intégrées dans ce versement ;

- un registre des arrêtés du maire de 1998 issu du versement 830 W a été réintégré dans le présent versement.

Informations sur l'évaluation

Conservation définitive (97 articles, 7,34 ml) ; élimination (6 articles, 0,40 ml)

Statut juridique

Archives publiques

Communicabilité

Librement communicable

Sources complémentaires

Sources internes

- Série BB, Administration communale.

- Série D, Administration générale de la commune.

- Sous-série 1 K, Elections.

- Série W, Versements du secrétariat des assemblées et du cabinet du maire.

Sources externes

Archives départementales de Meurthe-et-Moselle :

- Sous-série 4 K, Arrêtés préfectoraux (An VIII-1903).

- Sous-série 5 K, Conseil de préfecture, puis tribunal administratif (An VIII-1940).

- Série M, Administration générale et économie du département (1800-1940).

Bibliographie

- BARRAL, P., L'esprit lorrain. Cet accent singulier du patriotisme français, Nancy, 1989.

- ROTH, F., La vie politique en Lorraine au XXe siècle, Nancy, 1985.

- TAVENEAUX, R., (dir.), Histoire de Nancy, Toulouse, 1978.

Rédacteur de la description

Tiphaine Nougué

Date de création de la description

mardi 16 août 2011

Date de dernière modification de la description

jeudi 21 septembre 2017

Descripteurs

Contenu

Informations bibliographiques

Informations de publication

Déclaration de titre

Titre : 379 W
Sous-titre : Secrétariat des assemblées
Auteur : par Constance Josien, supervisée par Tiphaine Nougué ; sous la direction de Daniel Peter, conservateur

Déclaration de publication

Éditeur : Archives municipales de Nancy
Adresse : Nancy
Date : 2016

Profil

Création : Instrument de recherche produit au moyen du logiciel Arkhéïa Aide au classement de la société Anaphore sarl, version 8-4.5 du jeudi 16 février 2017 . Date de l'export : vendredi 6 octobre 2017 (16:37 h)
Langue : Instrument de recherche rédigé en français