830 W

par Constance Josien, supervisée par Tiphaine Nougué ; sous la direction de Daniel Peter, conservateur

Présentation

Cotes extrêmes

830 W 1-383

Intitulé de l'unité documentaire

Secrétariat des assemblées

Date de l'unité documentaire

1993-2014

Description physique

Type

Document d'archives

Nombre d'éléments

383 articles

Métrage linéaire

24,20

Dépôt

Archives municipales de Nancy

Origine

Ville de Nancy. Pôle ressources. Service des Assemblées

Biographie ou histoire

Le présent versement est constitué de documents versés par le secrétariat des assemblées, en charge de l'organisation et du fonctionnement des instances de délibération et de consultation de la collectivité. Ces documents sont le reflet de l'action municipale menée dans tous les domaines de la vie de la cité.

Dès sa création, le service Secrétariat a la charge de la tenue des registres des délibérations du conseil municipal et des arrêtés, ainsi que de nombreuses autres missions. A partir des années 1970, ce service se spécialise et prend le nom de Secrétariat du conseil municipal et devient à la fin des années 1980, le Secrétariat des assemblées. En tant que service support, il est rattaché à des directions d'administration générale ou de directions fonctionnelles.

La commune est administrée par un corps municipal composé du conseil municipal, du maire et de ses adjoints. Le conseil municipal est élu au suffrage universel direct et élit, parmi ses membres, le maire et ses adjoints. Le conseil municipal tient séance, au moins une fois par trimestre, pour régler par délibérations les affaires de la commune. Il instaure et organise des instances consultatives, pour préparer ses travaux ou recueillir l'avis de personnes concernées ou compétentes.

Le maire préside le conseil municipal, il en organise les travaux et exécute les délibérations qui y sont prisent. Dans un souci d'efficacité, l'assemblée délibérante lui délègue une partie de ses attributions. Le maire prend alors des décisions, dans les domaines de compétences définis par l'article L 2122-22 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). En tant que représentant de l'exécutif, il dispose également de pouvoirs propres qu'il exerce par la prise d'arrêtés dans les domaines suivants : administration de la commune (notamment en matière de gestion du personnel), police, urbanisme (permis de construire).

Les actes administratifs (délibérations, décisions et arrêtés) doivent être compilés en registre papier, pour participer aux obligations de publicité et de contrôle de légalité. L'article R. 2121-9 du CGCT autorise la tenue des registres des délibérations sur support numérique à titre complémentaire. Mais, seule la version papier a valeur d'original.

Le maire et le conseil municipal sont assistés par des instances consultatives : les commissions municipales, les commissions de quartier, la commission consultative des services publics locaux (CCSPL). Ces deux dernières instances de concertation, portées par la loi du 27 février 2002 relative à la démocratie de proximité, ont pour but de favoriser la participation des habitants à la vie locale et d'associer les usagers aux décisions de la municipalité.

Les commissions municipales sont des commissions d'étude thématiques instaurées par le conseil municipal en vertu de l'article L 2121-22 du CGCT. Le règlement intérieur du conseil en fixe la durée ainsi que les règles de fonctionnement. Elles effectuent des travaux préparatoires et examinent en amont les questions soumises au conseil. Elles formulent des propositions, élabore les projets de délibération. Elles émettent des avis simples mais ne disposent d'aucun pouvoir propre, le conseil municipal étant la seule instance délibérative. Les dossiers de réunion des commissions municipales sont classés par type de commission et par date de séance. Ils sont composés d'un ordre du jour, de projets de délibération et d'un compte rendu.

En vertu de l'article L.1413-1 du CGCT, qui prévoit la création d'une commission consultative des services publics locaux dans les communes de plus de 10 000 habitants, la ville de Nancy en compose une en 2008. Les membres (élus municipaux et de représentants d'associations locales) sont désignés par une délibération du conseil municipal. La commission est présidée par le maire, et elle est destinée à favoriser l'information et l'expression des citoyens. Elle examine tous les ans les bilans d'activité des délégataires, et doit être consultée sur le principe de toute délégation de service public local, ainsi que sur tout projet de création de régie avant que le conseil municipal ne se prononce. La CCSPL a compétence pour l'ensemble des services publics, qu'il s'agisse de services publics industriels et commerciaux ou de services publics administratifs. Les services publics nancéiens concernés sont les suivants : l'Opéra national de Lorraine, la salle Poirel, la restauration scolaire, les marchés de détails, le stationnement de surface et les parkings publics, les cimetières et la librairie du musée des Beaux Arts.

Les délibérations sont les actes administratifs importants dans la gestion de la vie de la cité. En effet, l'article L 2121-29 du CGCT offre au conseil municipal une compétence générale de droit commun pour régler par ses délibérations les affaires de la commune. Lors de séances convoquées par le maire qui en fixe l'ordre du jour et dirige les débats, le conseil municipal vote les délibérations préparées par les commissions municipales. Elles doivent ensuite être transmises à la préfecture et le compte rendu de la séance affiché en mairie. Les procès verbaux doivent rester à la disposition du public. Il doit également être tenu un registre des délibérations, consultable par les administrés. Les dossiers de séances du conseil municipal sont classés chronologiquement. Pour chacune d'entre-elles sont conservée, sauf lacunes : les ordres du jour, les procès-verbaux de séance ainsi que les extraits de délibérations votées avec leurs pièces annexes présentées selon l'ordre du jour. Les procès-verbaux et les pièces annexes sont une source riche d'information, notamment sur le contexte historique des délibérations et des choix politiques du corps municipal.

Les décisions et les arrêtés du Maire sont des actes administratifs qui réglementent et organisent la vie de la commune et le service public local. Le maire prend ces actes soit en vertu de ses pouvoirs propres (arrêtés) soit sur délégation de compétences du conseil municipal (décisions).

Les décisions sont soumises à l'obligation de transmission au Préfet. Le maire doit rendre compte par une liste présentée en début de conseil municipal de toutes les décisions prises entre deux réunions du conseil. Les dossiers des décisions sont classés par numéro d'ordre de manière chronologique. Ceux-ci sont composés d'un exemplaire de la décision signée accompagnée de ses pièces annexes.

Les arrêtés doivent être soumis à publicité pour être exécutoires (art. L 2131-1s du CGCT). Cette publicité varie selon la portée de l'acte : ceux ayant une valeur règlementaire sont affichés ou publiés, les arrêtés individuels sont notifiés aux intéressés.

Décisions et arrêtés doivent être réunis en registre.

Depuis le XIXe siècle les actes administratifs des communes doivent être reliés sous forme de registre. La tenue de ces registres fait l'objet d'une réglementation de plus en plus contraignante et doit répondre à des règles précises de fond et de forme : feuillets cotés, paraphés par le maire, numérotés, mention du nom de la commune, mention de la date de la séance du conseil municipal pour les délibérations et mention de la nature de l'acte pour les arrêtés.

Les registres des délibérations sont présentés par séances et accompagnés de la convocation au conseil municipal. Les actes y sont ordonnancés de manière chronologique au fur et mesure de leur production. Aucune table ou sommaire n'y figure. Par conséquent, il faut se référer aux tables présentes dans les procès verbaux imprimés pour réaliser une recherche thématique.

Les registres de décisions existent depuis 1977. Les actes y sont ordonnancés de manière numérique au fur et mesure de leur production. Aucune table ou sommaire n'y figure.

Les arrêtés du maire sont ordonnancés de manière numérique au fur et mesure de leur production au sein du registre. Le sommaire thématique de chaque volume permet la recherche par domaine de compétence du maire.

Notons également que chacun des procès-verbaux imprimés de 2003-2013 comporte une table alphabétique des matières qui peut s'avérer fort utile pour les recherches dans ce foisonnement d'actes multiples.

Fait unique, ce présent versement contient des articles dénommés « cimetière » par le service producteur. Ces articles sont composés de délibérations signées par le maire, potentiellement adoptées en Conseil municipal mais restées sans effets. Pour plus de clarté, il a été décidé de les classer à part des délibérations, sous la dénomination suivante : « délibérations sans suite ».

Ce répertoire numérique forme à la fois un jalon de référence pour le gouvernement de la cité et une introduction à la recherche historique.

Le travail de classement a été parfaitement réalisé par Constance Josien, en contrat unique d'insertion (CUI), sur une durée de dix mois (novembre 2015-août 2016).

Dans le souci de rétablir une cohérence chronologique entre les différents versements contemporains du secrétariat des assemblées :

- les articles 656 W 92-96, relatifs aux commissions municipales de 2005, ont été intégrés dans ce versement.

- un registre des arrêtés du maire de 1998, a été extrait du présent versement pour être réintégré en 379 W.

Historique de la conservation

Versement du 16 juillet 2014 (231 articles, 30,80 ml) ; traité en novembre 2015-septembre 2016.

Informations sur les modalités d'entrée

Versement

Présentation du contenu

Fait unique, ce présent versement contient des articles dénommés « cimetière » par le service producteur. Ces articles sont composés de délibérations signées par le maire, potentiellement adoptées en Conseil municipal. Pour plus de clarté, il a été décidé de les classer à part des délibérations, sous la dénomination suivante : « délibérations sans suite ».

Informations sur l'évaluation

Conservation définitive (383 articles, 24,20 ml) ; éliminations (25 articles, 3,15 ml).

Statut juridique

Archives publiques

Communicabilité

Librement communicable.

Sources complémentaires

Sources internes

- Série BB, Administration communale.

- Série D, Administration générale de la commune.

- Sous-série 1 K, Elections.

- Série W, Versements du secrétariat des assemblées, du cabinet du maire et de l'atelier sonorisation. Le versement 964 W contient les enregistrements des séances du conseil municipal à compter du 1er février 2010.

Sources externes

Archives départementales de Meurthe-et-Moselle :

- Sous-série 4 K, Arrêtés préfectoraux (An VIII-1903).

- Sous-série 5 K, Conseil de préfecture, puis tribunal administratif (An VIII-1940).

- Série M, Administration générale et économie du département (1800-1940).

Bibliographie

- BARRAL, P., L'esprit lorrain. Cet accent singulier du patriotisme français, Nancy, 1989.

- ROTH, F., La vie politique en Lorraine au XXe siècle, Nancy, 1985.

- TAVENEAUX, R., (dir.), Histoire de Nancy, Toulouse, 1978.

Rédacteur de la description

Tiphaine Nougué

Date de création de la description

vendredi 1 juillet 2016

Date de dernière modification de la description

vendredi 31 août 2018

Descripteurs

Contenu

Informations bibliographiques

Informations de publication

Déclaration de titre

Titre : 830 W
Sous-titre : Secrétariat des assemblées
Auteur : par Constance Josien, supervisée par Tiphaine Nougué ; sous la direction de Daniel Peter, conservateur

Déclaration de publication

Éditeur : Archives municipales de Nancy
Adresse : Nancy
Date : 2016

Profil

Création : Instrument de recherche produit au moyen du logiciel Arkhéïa Aide au classement de la société Anaphore sarl, version 8-8.0 du lundi 27 novembre 2017 . Date de l'export : vendredi 31 août 2018 (17:34 h)
Langue : Instrument de recherche rédigé en français