960 W

par Germain Dufay ; sous la direction de Daniel Peter, conservateur

Présentation

Cotes extrêmes

960 W 1-2

Intitulé de l'unité documentaire

Secrétariat des assemblées

Date de l'unité documentaire

1991-2017

Description physique

Type

Document d'archives

Nombre d'éléments

2 articles, 2 fichiers, 0,00193 Go

Support

Électronique

Dépôt

Archives municipales de Nancy

Origine

Ville de Nancy. Pôle ressources. Assemblées, courrier, documentation. Secrétariat des assemblées

Biographie ou histoire

Le secrétariat des assemblées est en charge de l'organisation et du fonctionnement des instances de délibération et de consultation de la collectivité. Ces documents sont le reflet de l'action municipale menée dans tous les domaines de la vie de la cité.

Dès sa création, le service a la charge de la tenue des registres des délibérations du conseil municipal et des arrêtés, ainsi que de nombreuses autres missions. A partir des années 1970, il se spécialise et prend le nom de Secrétariat du conseil municipal et devient à la fin des années 1980, le secrétariat des assemblées. En tant que service support, il est rattaché à des directions d'administration générale ou de directions fonctionnelles.

La commune est administrée par un corps municipal composé du conseil municipal, du maire et de ses adjoints. Le conseil municipal est élu au suffrage universel direct et élit, parmi ses membres, le maire et ses adjoints. Le conseil municipal tient séance, au moins une fois par trimestre, pour régler par délibérations les affaires de la commune. Il instaure et organise des instances consultatives, pour préparer ses travaux ou recueillir l'avis de personnes concernées ou compétentes.

Le maire préside le conseil municipal, il en organise les travaux et exécute les délibérations qui y sont prisent. Dans un souci d'efficacité, l'assemblée délibérante lui délègue une partie de ses attributions. Le maire prend alors des décisions, dans les domaines de compétences définis par l'article L 2122-22 du Code général des collectivités territoriales (CGCT). En tant que représentant de l'exécutif, il dispose également de pouvoirs propres qu'il exerce par la prise d'arrêtés dans les domaines suivants : administration de la commune (notamment en matière de gestion du personnel), police, urbanisme (permis de construire).

Les actes administratifs (délibérations, décisions et arrêtés) sont compilés en registre papier pour participer aux obligations de publicité et de contrôle de légalité. L'article R. 2121-9 du CGCT autorise la tenue des registres des délibérations sur support numérique à titre complémentaire. Mais, seule la version papier a valeur d'original.

Les délibérations sont les actes administratifs importants dans la gestion de la vie de la cité. En effet, l'article L 2121-29 du CGCT offre au conseil municipal une compétence générale de droit commun pour régler par ses délibérations les affaires de la commune. Lors de séances convoquées par le maire, le conseil municipal vote les délibérations préparées par les commissions municipales. Elles doivent ensuite être transmises à la préfecture pour le contrôle de légalité et le compte rendu de la séance affiché en mairie. Les délibérations sont consultables sous la forme d'un registre papier et sous la forme d'extraits dans les dossiers de séance du conseil municipal. Ces derniers sont composés, sauf lacunes, d'un ordre du jour, d'un procès-verbal de séance, et d'extraits de délibérations votées avec leurs pièces annexes. Ils sont classés chronologiquement et par numéro d'ordre. Les procès-verbaux et les pièces annexes sont une source riche d'information, notamment sur le contexte historique des délibérations et des choix politiques du corps municipal.

Les décisions et les arrêtés du Maire sont des actes administratifs qui réglementent et organisent la vie de la commune et le service public local. Le maire prend ces actes soit en vertu de ses pouvoirs propres (arrêtés) soit sur délégation de compétences du conseil municipal (décisions). Les décisions sont soumises à l'obligation de transmission au Préfet. Le maire doit rendre compte par une liste présentée en début de conseil municipal de toutes les décisions prises entre deux réunions du conseil. Les dossiers des décisions sont classés par numéro d'ordre de manière chronologique. Ceux-ci sont composés d'un exemplaire de la décision signée accompagnée de ses pièces annexes. Les arrêtés doivent être soumis à publicité pour être exécutoires (art. L 2131-1s du CGCT). Cette publicité varie selon la portée de l'acte : ceux ayant une valeur règlementaire sont affichés ou publiés, les arrêtés individuels sont notifiés aux intéressés. Décisions et arrêtés sont réunis en registre.

Depuis le XIXe siècle les actes administratifs des communes doivent être reliés sous forme de registre. La tenue de ces registres fait l'objet d'une réglementation de plus en plus contraignante et doit répondre à des règles précises de fond et de forme : feuillets cotés, paraphés par le maire, numérotés, mention du nom de la commune, mention de la date de la séance du conseil municipal pour les délibérations et mention de la nature de l'acte pour les arrêtés. Les registres des délibérations sont présentés par séances et accompagnés de la convocation au conseil municipal. Les actes y sont ordonnancés de manière chronologique au fur et mesure de leur production. Aucune table ou sommaire n'y figure. Par conséquent, il faut se référer aux tables présentes dans les procès verbaux imprimés pour réaliser une recherche thématique. Les registres de décisions existent depuis 1977. Les actes y sont ordonnancés de manière numérique au fur et mesure de leur production. Aucune table ou sommaire n'y figure. Les arrêtés du maire sont ordonnancés de manière numérique au fur et mesure de leur production au sein du registre. Le sommaire thématique de chaque volume permet la recherche par domaine de compétence du maire.

Notons enfin que chacun des procès-verbaux imprimés comporte une table alphabétique des matières qui peut s'avérer fort utile pour les recherches dans ce foisonnement d'actes multiples.

Historique de la conservation

960 W 1. – Versement du 20 juin 2018 (1 fichier, 0,00147 Go) ; traité en juin 2018 (1 fichier, 0,00147 Go).

960 W 2. – Versement du 28 juillet 2018 (1 fichier, 0,000466 Go) ; traité en juin 2018 (1 fichier, 0,000466 Go).

Informations sur les modalités d'entrée

Versement.

Statut juridique

Archives publiques

Communicabilité

Librement communicable.

Rédacteur de la description

Germain Dufay

Date de création de la description

jeudi 21 juin 2018

Date de dernière modification de la description

vendredi 24 août 2018

Descripteurs

Contenu

Informations bibliographiques

Informations de publication

Déclaration de titre

Titre : 960 W
Sous-titre : Secrétariat des assemblées
Auteur : par Germain Dufay ; sous la direction de Daniel Peter, conservateur

Déclaration de publication

Éditeur : Archives municipales de Nancy
Adresse : Nancy
Date : 2018

Profil

Création : Instrument de recherche produit au moyen du logiciel Arkhéïa Aide au classement de la société Anaphore sarl, version 8-8.0 du lundi 27 novembre 2017 . Date de l'export : vendredi 24 août 2018 (08:22 h)
Langue : Instrument de recherche rédigé en français