Le présent inventaire regroupe l'ensemble des ouvrages et fascicules à caractère administratif édités ou produits par des organismes publics ou privés, se rapportant, au premier chef, au territoire communal de la ville de Nancy.

La séparation entre bibliothèque historique et bibliothèque administrative se fonde sur l'objet et la finalité du document, et non uniquement sur la nature de l'organisme producteur.

Ainsi, la bibliothèque administrative comprend trois types de documents :

1/ les ouvrages et fascicules produits par des administrations publiques (ministères, collectivités territoriales, établissements publics, structure publique d'aide sociale, université …) ou réalisés à la demande d'organismes publics (agence d'urbanisme…). Ceux-ci sont édités pour une diffusion externe à l'institution, à des fins d'information du public, ou correspondent à des documents dits de « littérature grise » (études, rapports…) destinés à un usage avant tout interne.

2/ les ouvrages et fascicules d'origine privée utilisés par l'administration, notamment par les services municipaux, dans l'exercice de leurs missions. Il s'agit d'ouvrages juridiques (recueils, codes…), techniques (manuels pratiques…), ou utilitaires (annuaires…).

3/ les ouvrages et fascicules d'origine privée liée au fonctionnement administratif de l'organisme producteur (collections des assemblées générales des associations…).

Pour des raisons de conservation et de conditionnement matériel, la bibliothèque administrative est structurée en deux sous-séries :

1/ la sous-série 1 BA concerne les ouvrages reliés formés par l'assemblage de plus de 48 pages ou dont la largeur du dos est supérieur à 0,5 cm, constituant une unité bibliographique. Ces ouvrages sont pour la plupart isolés ; au contraire, un petit nombre provient de fonds d'archives desquels ils ont été extraits à des fins de conservation.

2/ la sous-série 2 BA regroupe les brochures de type administratif, technique, informatif, publicitaire ou de propagande. Ces documents ont de moins de 48 pages ou 24 feuillets, ou dont la largeur du dos est inférieure à 0,5 cm. Le terme de brochure est ici générique puisqu'il peut également s'agir de petits guides, de fascicules ou de plaquettes. Les tracts, constitués à partir d'un support papier d'un seul tenant, plié ou non, sont, quant à eux, conservés au sein de la sous-série 11 Fi. Même chose pour les programmes (19 Fi).

La présentation des ouvrages et des brochures suit un plan de classement thématique, commun aux deux sous-séries 1 BA et 2 BA.

Les publications en série sont classées de la manière suivante :

1/ les périodiques à la finalité purement administrative (ex. : collections d'actes administratifs, collections des assemblées générales des associations, etc.) sont cotés en série BA.

2/ les périodiques au contenu éditorial en lien avec l'activité de l'organisme (journaux, revues historiques et culturelles, magazines d'information des organismes publics et privés, etc.) sont cotés en série PER

La bibliothèque administrative fournit au chercheur une documentation de travail riche et diverse, fournissant un complément utile aux fonds d'archives conservés.