Les engagements et mouvements comptables en dépenses et recettes font l'objet d'un enregistrement par l'ordonnateur à l'aide d'une comptabilité informatisée. Les données comptables produites par l'administration sont soumises à différents délais de prescriptions. Les plus longues, d'une durée de 10 ans, sont d'une part la prescription de déclaration pour gestion de fait de l'ordonnateur (Code des juridictions financières, art. L 231-3) et d'autre part, la prescription décennale en matière de travaux (Code civil, art. 1792-4-1 et 1792-4-2). Les pièces justificatives (mandats, titres, bordereaux journaux, factures…) sont détruites sous réserve qu'une trace des mouvements comptables soit conservée définitivement sous la forme d'un document récapitulatif et synthétique, couramment appelé grand livre comptable. Les écritures du grand livre reflètent la réalité de l'exécution comptable.

L'application Coriolis mise en service le 1er janvier 1997 permet la mise en œuvre et le suivi de l'exécution budgétaire et comptable des budgets de la ville de Nancy. L'opéra est un budget annexe n° 5 de la ville de Nancy : ce budget annexe est utilisé de 2003 à 2006. Depuis le 1er janvier 2007, l'Opéra national de Lorraine dispose de l'autonomie financière et budgétaire. Les trois budgets principaux suivent l'instruction M14 ; les budgets annexes suivent l'instruction comptable M4.

Une édition avec mise en page des principales données a été effectuée par la direction des systèmes de l'information sur la demande du service d'archives. Les données ont fait l'objet d'une sélection. Cette édition est constituée des neuf documents suivants :

- liste des mandats de dépenses et des titres de recettes ;

- liste des mandats et des titres d'annulation ;

- table des codes fonctionnels ;

- table des natures des recettes ;

- table des natures des dépenses ;

- table des programmes ;

- table des services ;

- table des marchés ;

- table des structures de gestion.

1. Liste des mandats de dépenses et des titres de recettes

Colonne 1. – Date : date de création du mandat ou du titre par la direction des finances.

Colonne 2. – Numéro de mandat/titre : des mandats ou titres peuvent faire l'objet de plusieurs lignes comptables : un numéro d'ordre sera ajouté à la suite du numéro d'opération (ex. 425.1, 425.2, etc).

Colonne 3. – Code particulier d'opération : une mention est indiquée en face de l'opération annulée (A : annulation totale, a : annulation partielle, O : opération d'ordre, R : rattachement sur l'exercice suivant). Les opérations d'ordre, exécutées à l'initiative de l'ordonnateur, ne donnent lieu à aucun décaissement et encaissement : des transferts de crédits peuvent s'effectuer entre dépenses et recettes, d'une section à l'autre ou à l'intérieur d'une même section, permettant notamment de retracer des mouvements qui ont un impact sur l'actif de l'établissement sans avoir de conséquences sur la trésorerie. Les opérations réelles se caractérisent par le fait qu'elles donnent lieu à des mouvements de trésorerie.

Colonne 4. – Objet

Colonne 5. – Marché : le champ mentionne le numéro du marché auquel est rattaché la dépense ou la recette : se reporter à la table des marchés.

Colonne 6. – Imputation. L'imputation donne pour chaque mandat et titre : le code fonctionnel (légendée « sous-fonction »), la nature, le code programme, le code du service et, le cas échéant, le code de la structure de gestion. Ces différentes valeurs sont séparées par un tiret ; le code de la structure de gestion est lui indiqué entre crochet. Le contenu de la colonne suit donc la forme suivante : Sous-fonction - Nature - Programme - Service [SDG]. En section de fonctionnement, il n'y a pas de code programme : par conséquent la valeur est à 0. Enfin, pour certains budgets annexes, il n'y a pas de code fonctionnel.

Colonne 7. – Bénéficiaire : nom de l'organisme tiers débiteur ou créancier.

Colonne 8. – Montants : les montants sont en francs de 1997 à 2000, puis en euros depuis 2001. Ils sont donnés à la première décimale (et non à deux décimales) pour des raisons de conversions monétaires. Au moment du passage à l'euro le 1er février 2002, les montants en francs saisis jusqu'au 31 janvier 2002 ont été convertis en euros. Ces montants en euros ont été reconvertis en francs pour les besoins de l'extraction afin de disposer des montants dans la monnaie utilisée l'année de production. Lors des deux conversions, les montants ont donc été arrondis informatiquement, d'où une imprécision de l'ordre du centime. Par conséquent, le montant à une seule décimale peut être tenu comme exact dans l'immense majorité des cas.

Les opérations comptables sont ordonnées de la manière suivante :

- Exercice : il s'agit de l'année comptable, correspondant à l'année civile ;

- Entité : il s'agit de la personne morale (collectivité territoriale, établissement public…).

- Budget : principal ou annexes.

- Dépenses/recettes.

- Section de fonctionnement/d'investissement.

- Fonction : le classement des opérations par fonction (ou activité) est établi selon la finalité de l'action envisagée. Leur classement suit une nomenclature : il convient de se reporter à la table des codes fonctionnels.

2. Listes des mandats et des titres d'annulation

Les données et leur ordre de présentation sont les mêmes que pour la liste des mandats et des titres.

3. Tables

- Table des codes fonctionnels : correspond au plan comptable de l'organisme et s'appuie sur la nomenclature réglementaire.

- Table des natures des recettes

- Table des natures des dépenses

- Table des programmes : le programme regroupe les crédits destinés à mettre en œuvre une action ou un ensemble cohérent d'actions.

- Table des marchés : liste l'ensemble des marchés publics pour lesquels figurent des opérations comptables.

- Table des services : liste les services internes ou extérieurs de l'organisme auxquels sont rattachées les opérations comptables.

- Table des structures de gestion : les codes de structures de gestion correspondent à des regroupements thématiques facilitant la gestion courante des opérations comptables.