Les engagements et mouvements comptables en dépenses et recettes font l'objet d'un enregistrement par l'ordonnateur à l'aide d'une comptabilité informatisée. Les données comptables produites par l'administration sont soumises à différents délais de prescriptions. Les plus longues, d'une durée de 10 ans, sont d'une part la prescription de déclaration pour gestion de fait de l'ordonnateur (Code des juridictions financières, art. L 231-3) et d'autre part, la prescription décennale en matière de travaux (Code civil, art. 1792-4-1 et 1792-4-2). Les pièces justificatives (mandats, titres, bordereaux journaux, factures…) sont détruites sous réserve qu'une trace des mouvements comptables soit conservée définitivement sous la forme d'un document récapitulatif et synthétique, couramment appelé grand livre comptable. Les écritures du grand livre reflètent la réalité de l'exécution comptable.

L'application Coriolis mise en service le 1er janvier 1997 permet la mise en œuvre et le suivi de l'exécution budgétaire et comptable des budgets suivants :

- Ville de Nancy :

-- budget principal (n° 0) : utilisé depuis 1997.

-- budget annexe SPIC (services publics industriels et commerciaux) (n° 1) : utilisé depuis 1997.

-- budget annexe parkings (n° 2) : utilisé depuis 1999.

-- budget annexe cimetières (n° 3) : utilisé de 1999 à 2015.

-- budget annexe Ensemble Poirel (n° 4) : utilisé de 1999 à 2012.

-- budget annexe Opéra (n° 5) : utilisé de 2003 à 2006. L'Opéra national de Lorraine dispose de l'autonomie financière et budgétaire depuis le 1er janvier 2007.

- CCAS de Nancy

-- budget principal (n° 0)

-- budget annexe EHPAD Notre-Maison (n° 0)

- Caisse des écoles de la ville de Nancy.

Le service des finances de la ville de Nancy assure la gestion budgétaire et comptable de la ville et du CCAS. Les trois budgets principaux suivent l'instruction M14 ; les budgets annexes suivent l'instruction comptable M4.

1. Listes des écritures comptables (format tableur)

Les données exportées prennent la forme pour chaque budget d'un jeu de 11 fichiers :

- liste des mandats ;

- liste des mandats d'annulation ;

- liste des titres ;

- liste des titres d'annulation ;

- table des codes fonctionnels ;

- table des natures en dépenses ;

- table des natures en recettes ;

- table des programmes ;

- table des services ;

- table des structures de gestion ;

- liste des marchés.

Tous les champs sont exportés, sans sélection archivistique. Il s'agit donc de données brutes.

Les montants sont exclusivement en euros, y compris pour les années 1997 à 2000. Au moment du passage à l'euro le 1er février 2002, les montants en francs saisis jusqu'au 31 janvier 2002 ont été convertis en euros.

1.1. Liste des mandats et titres

Indique par numéro de mouvement : année d'exercice, code budget, mouvement, ligne, bordereau, norm[al]/prop[osé], numéro provisoire, ligne provisoire, mouvement délégué, édité, envoyé à la Trésorerie générale, réimp[uté], intérêts moratoires, ordre, soldeur, urgent, euro/franc, montant TTC, montant TVA, montant HT, date création, date de modification, utilisateur de création, utilisateur modification, date de décaissement de la Trésorerie générale, date émission, objet, référence 1, référence 2, service réalisé, ligne, engagement, ligne, réservation, ligne, année, code, engagement autorisation de programme (AP)/autorisation d'engagement (AE), ligne, tiers, raison sociale 1, domi[ciliation bancaire], bénéficiaire, code TVA, année marché, numéro marché, ligne marché, sous fonction, nature, programme, service, structure de gestion (SDG), section (fonctionnement/investissement), fonds de compensation de la taxe sur la valeur ajoutée (FCTVA), code géographique, code analytique, année opération, code opération, numéro opération, code application, montant annulé TTC, montant annulé TVA, annulation HT, annulation rattachée TTC, annulation rattachée TVA, annulation rattachée HT, rejet, rejet TTC, rejet TVA, rejet HT, identifiant de mouvement de la Trésorerie générale, code régie, numéro d'emprunt. Les valeurs O et N correspondent à oui et non.

1.2. Liste des mandats et titres d'annulation

Indique par numéro de mouvement : année d'exercice, code budget, mouvement, ligne, bordereau, numéro provisoire, ligne provisoire, mouvement délégué, édité, envoyé à la Trésorerie générale, ordre de reversement, urgent, montant TTC, montant TVA, montant HT, date de création, date de modification, utilisateur de création, utilisateur modification, date Trésorerie générale, date émission, objet, référence 1, référence 2, mandat normal annulé, mandat provisoire annulé, ligne, service réalisé, ligne, engagement, ligne, réservation, tiers, raison sociale 1, domi[ciliation bancaire], bénéficiaire, code TVA, année marché, numéro de marché, ligne marché, sous fonction, nature, programme, service, structure de gestion (SDG), section (fonctionnement/investissement), année opération, code opération, numéro opération, code application, rejet, rejet TTC, rejet TVA, rejet HT. Les valeurs O et N correspondent à oui et non.

1.3. Table des codes fonctionnels

Indique par numéro de sous-fonction : année d'exercice, code budget, sous fonction, libellé.

1.4. Table des natures en dépenses / recettes

Indique par numéro de nature : année d'exercice, code budget, nature, libellé, bascule TVA, code regroupement, section, article créant bien, amortissable, travaux en cours, intérêts moratoires (champ non correctement paramétré, aussi la valeur de ce champ ne correspond pas à son libellé), rattachement à une appartenance.

1.5. Table des programmes

Indique par numéro de programme : année d'exercice, code budget, numéro de programme, libellé.

1.6. Table des services

Indique par numéro de service : année d'exercice, code budget, numéro de service, libellé, service destinataire, service autorisé à recevoir factures CPP, engagement CPP obligatoire pour l'enregistrement de la facture.

1.7. Table des structures de gestion

Indique par numéro de structure de gestion : année d'exercice, code, libellé.

1.8. Liste des marchés

Indique par numéro de marché : année, numéro, ligne, libellé, devise (euros), lot, nature du lot, contractant, bloqué, domiciliation, raison sociale, projet, fermé, tr[anche] opt[ionnelle], accord cadre bon commande, à reconduire, contrat ou convention, étude, gestion (E/B : par engagement ou bon de commande), révisable, actualisable, pièces co-signées, accord cadre, budget, service gestionnaire, destination, année initiale, n° initial, date début, date limite, date prévisionnelle de reconduction, date dénonciation, date de clôture, nombre de reconduction, durée initiale en mois, durée réelle en mois, dossier, initial valeur du marché, maximum valeur du marché, base, avenant, tranche conditionnelle, sous traitant, total engagement, total service réalisé, total mandat, total annulé, total nantissement, total préengagé, disp.sur marché, disponible sur engagement, n° accord cadre, flux initial, date du flux initial, flux rectificatif, date du flux rectificatif.

2. Édition mise en page des écritures comptables (PDF)

Une édition avec mise en page des principales données a été effectuée par la direction des systèmes de l'information sur la demande du service d'archives pour le budget de la ville de Nancy pour les années 1997-2017. Les données ont fait l'objet d'une sélection. Cette édition est constituée des neuf documents suivants :

- liste des mandats de dépenses et des titres de recettes ;

- liste des mandats et des titres d'annulation ;

- table des codes fonctionnels ;

- table des natures des recettes ;

- table des natures des dépenses ;

- table des programmes ;

- table des services ;

- table des marchés ;

- table des structures de gestion.

2.1. Liste des mandats de dépenses et des titres de recettes

Colonne 1. – Date : date de création du mandat ou du titre par la direction des finances.

Colonne 2. – Numéro de mandat/titre : des mandats ou titres peuvent faire l'objet de plusieurs lignes comptables : un numéro d'ordre sera ajouté à la suite du numéro d'opération (ex. 425.1, 425.2, etc).

Colonne 3. – Code particulier d'opération : une mention est indiquée en face de l'opération annulée (A : annulation totale, a : annulation partielle, O : opération d'ordre, R : rattachement sur l'exercice suivant). Les opérations d'ordre, exécutées à l'initiative de l'ordonnateur, ne donnent lieu à aucun décaissement et encaissement : des transferts de crédits peuvent s'effectuer entre dépenses et recettes, d'une section à l'autre ou à l'intérieur d'une même section, permettant notamment de retracer des mouvements qui ont un impact sur l'actif de l'établissement sans avoir de conséquences sur la trésorerie. Les opérations réelles se caractérisent par le fait qu'elles donnent lieu à des mouvements de trésorerie.

Colonne 4. – Objet

Colonne 5. – Marché : le champ mentionne le numéro du marché auquel est rattaché la dépense ou la recette : se reporter à la table des marchés.

Colonne 6. – Imputation. L'imputation donne pour chaque mandat et titre : le code fonctionnel (légendée « sous-fonction »), la nature, le code programme, le code du service et, le cas échéant, le code de la structure de gestion. Ces différentes valeurs sont séparées par un tiret ; le code de la structure de gestion est lui indiqué entre crochet. Le contenu de la colonne suit donc la forme suivante : Sous-fonction - Nature - Programme - Service [SDG]. En section de fonctionnement, il n'y a pas de code programme : par conséquent la valeur est à 0. Enfin, pour certains budgets annexes, il n'y a pas de code fonctionnel.

Colonne 7. – Bénéficiaire : nom de l'organisme tiers débiteur ou créancier.

Colonne 8. – Montants : les montants sont en francs de 1997 à 2000, puis en euros depuis 2001. Ils sont donnés à la première décimale (et non à deux décimales) pour des raisons de conversions monétaires. Au moment du passage à l'euro le 1er février 2002, les montants en francs saisis jusqu'au 31 janvier 2002 ont été convertis en euros. Ces montants en euros ont été reconvertis en francs pour les besoins de l'extraction afin de disposer des montants dans la monnaie utilisée l'année de production. Lors des deux conversions, les montants ont donc été arrondis informatiquement, d'où une imprécision de l'ordre du centime. Par conséquent, le montant à une seule décimale peut être tenu comme exact dans l'immense majorité des cas.

Les opérations comptables sont ordonnées de la manière suivante :

- Exercice : il s'agit de l'année comptable, correspondant à l'année civile ;

- Entité : il s'agit de la personne morale (collectivité territoriale, établissement public…).

- Budget : principal ou annexes.

- Dépenses/recettes.

- Section de fonctionnement/d'investissement.

- Fonction : le classement des opérations par fonction (ou activité) est établi selon la finalité de l'action envisagée. Leur classement suit une nomenclature : il convient de se reporter à la table des codes fonctionnels.

2.2. Listes des mandats et des titres d'annulation

Les données et leur ordre de présentation sont les mêmes que pour la liste des mandats et des titres.

2.3. Tables

- Table des codes fonctionnels : correspond au plan comptable de l'organisme et s'appuie sur la nomenclature réglementaire.

- Table des natures des recettes

- Table des natures des dépenses

- Table des programmes : le programme regroupe les crédits destinés à mettre en œuvre une action ou un ensemble cohérent d'actions.

- Table des marchés : liste l'ensemble des marchés publics pour lesquels figurent des opérations comptables.

- Table des services : liste les services internes ou extérieurs de l'organisme auxquels sont rattachées les opérations comptables.

- Table des structures de gestion : les codes de structures de gestion correspondent à des regroupements thématiques facilitant la gestion courante des opérations comptables. Utilisé depuis 1999 uniquement pour le budget principal de la ville de Nancy.